Gezien in het NOS Journaal
Deze toonaangevende tandartspraktijk laat geen telefoontje onbeantwoord. Robin vangt elk gesprek op en plant afspraken direct in de agenda.
Case study
Circle Fit
De fitnessclubs van Circle Fit zijn dag en nacht bereikbaar met Robin. Dankzij een maatwerkkoppeling met de ledenadministratie worden vragen direct en zelfstandig afgehandeld, zonder het team op de vloer te belasten.
4.500+
klantvragen afgehandeld door Robin
80%
volledig zelfstandig opgelost, zonder tussenkomst van het team
100%
van de oproepen beantwoord, dag, nacht en weekend
“Wij hebben Voicelabs benaderd om onze klantenservice zoveel mogelijk te automatiseren. Hiervoor was een stukje maatwerk nodig, gekoppeld aan ons administratiepakket. Dit is zeer vlot gegaan. Erg fijn dat er goed geholpen wordt bij het tweaken van de AI-agent om zo het beste resultaat eruit te krijgen.”
Pascal, Circle FitDe uitdaging
Bij een fitnessclub staat het team op de vloer, niet naast de telefoon. Toch komen er de hele dag vragen binnen over lidmaatschappen, lessen, openingstijden en wijzigingen, en juist op piekmomenten en in het weekend blijft de telefoon dan liggen. Met meerdere clubs wilt u bovendien dat elk lid hetzelfde, kloppende antwoord krijgt.
De oplossing
Robin beantwoordt de telefonie voor alle clubs, met een maatwerkkoppeling metMagicline, het administratiepakket van Circle Fit. Ze zoekt leden op in de administratie, ziet de beschikbaarheid per club en plant proeftrainingen en afspraken direct in het systeem.
- Beantwoordt vragen over lidmaatschappen, lessen en openingstijden
- Zoekt leden realtime op in de administratie via de maatwerkkoppeling
- Plant proeftrainingen en afspraken direct in het systeem, op naam van het juiste lid
- Kent elke club, met eigen tijden en contactgegevens per vestiging
- Zet complexe cases met volledige context door naar het juiste clubteam
Waarom dit werkt
Bellers willen meestal iets geregeld hebben: een proeftraining plannen, een afspraak maken, weten bij welke club ze moeten zijn. Robin regelt dat ter plekke. Ze vindt het lid in de administratie, ziet de beschikbaarheid van de club en zet de afspraak meteen in het systeem, ook om elf uur ’s avonds. En omdat ze elke vestiging kent, met de eigen tijden en contactgegevens erbij, komt een beller nooit bij de verkeerde club uit. Zo eindigt 80 procent van de gesprekken zonder dat het team eraan te pas komt, terwijl leden gewoon persoonlijk geholpen worden.
