Hoe wij omgaan met
uw privacy.

Dit Privacybeleid beschrijft onze procedures voor het verzamelen en verwerken van informatie via onze website op voicelabs.nl, inclusief de subdomeinen, en via ons conversationele AI-platform en bijbehorende diensten ("Diensten").

Daarnaast biedt deze verklaring duidelijkheid over uw opties met betrekking tot het gebruik van uw informatie. Dit omvat uw rechten om bepaald gebruik van uw informatie aan te vechten en hoe u uw persoonlijke gegevens kunt inzien en wijzigen. Onze Website en Diensten zijn ontworpen voor gebruik door bedrijven en hun vertegenwoordigers, en voor het verwerken van informatie van individuen namens onze klanten. Ze zijn niet bedoeld voor persoonlijke, familiale of huishoudelijke doeleinden. Als u het niet eens bent met deze verklaring, verzoeken we u om af te zien van het gebruik van onze Diensten of interactie met andere aspecten van ons bedrijf.

Voor vragen of zorgen over hoe we met uw persoonlijke informatie omgaan, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens aan het einde van dit Privacybeleid.

1. Onze rol en functies bij Voicelabs

1.1 Wie we zijn

Voicelabs ondersteunt lokale bedrijven (MKB) wereldwijd bij het leveren van geavanceerde spraak-AI-diensten via ons cloud-gebaseerde conversationele AI-platform. Onze klanten gebruiken dit platform om telefonische klantenservicegesprekken, boekingen/afspraken en enquêtes, met behulp van AI te organiseren, plannen en uitvoeren. Deze interacties maken gebruik van kunstmatige intelligentie om de menselijke besluitvorming van de klant te ondersteunen en operationele mogelijkheden uit te breiden.

1.2 Onze toewijding aan ethische AI

Bij Voicelabs zijn we toegewijd aan het ontwikkelen van onze AI-technologie op een ethische en transparante manier. We hanteren een uitgebreid ethisch kader dat onze benadering van AI-ontwikkeling en -implementatie stuurt. Dit kader is beschikbaar op onze website onder "Ethisch Kader".

1.3 Onze locatie en samenwerkingen

Voicelabs is gevestigd in Den Haag, Nederland, en werkt samen met partners, aangesloten bedrijven, dienstverleners en klanten wereldwijd. Als in de EU gevestigde organisatie voldoen we volledig aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.

1.4 Onze rol als verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

1.4.1 Wanneer we als verwerker optreden

Als u Voicelabs' Diensten gebruikt als individu namens een bedrijfsorganisatie die ons heeft ingeschakeld, houd er dan rekening mee dat we uw persoonlijke informatie verzamelen en verwerken volgens hun instructies. In deze scenario's treden we op als verwerker van uw persoonlijke informatie, waarbij we ons strikt houden aan de instructies van de betrokken organisatie. Als u vragen of zorgen heeft over de verzameling en het beheer van uw persoonlijke gegevens, raden we u aan om direct contact op te nemen met de betreffende bedrijfsorganisatie en hun privacybeleid te raadplegen voor meer gedetailleerde informatie.

1.4.2 Wanneer we als verwerkingsverantwoordelijke optreden

Bij Voicelabs treden we ook op als verwerkingsverantwoordelijke voor bepaalde gegevens wanneer u onze website, voicelabs.nl, bezoekt of direct met ons communiceert. In deze gevallen bepalen wij het doel en de middelen van de verwerking van uw persoonlijke gegevens en zijn we direct verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving.

2. De soorten informatie die we over u verzamelen

2.1 Informatie die u aan ons verstrekt

Bij het gebruik van Voicelabs' Diensten kunt u worden gevraagd om informatie te delen namens onze klanten. Dit kan details omvatten zoals:

• Uw naam en contactgegevens
• Informatie over uw relatie met onze klant
• Antwoorden op vragen of inzendingen in verschillende formaten, waaronder audio-opnames

2.2 Informatie die we automatisch verzamelen

Wanneer u onze website bezoekt of met onze diensten interacteert, verzamelen we automatisch bepaalde informatie, waaronder:

2.2.1 Apparaat- en computerinformatie: Details over uw apparaat, applicatie, of browser type en versie, besturingssysteem, of tijdzone-instelling.
2.2.2 Content-interactiegegevens: We volgen content-downloads en afspeelspecificaties.
2.2.3 Servicegebruiksmetrieken: Dit omvat gebruiksstatistieken van onze diensten, het voorkomen van technische problemen, diagnostische rapporten, uw voorkeursinstellingen, back-upgegevens, API-aanroepen en andere relevante logs.
2.2.4 Online navigatiedetails: We verzamelen gegevens over uw online reis door onze website, zoals de volledige URL clickstream naar, van en door voicelabs.nl, inclusief datum en tijd; bekeken of gezochte content; paginareactietijden; downloadfouten; en interactiedetails zoals scrollen, klikken en mouse-overs.
2.2.5 Contactinformatie: We registreren e-mailadressen en telefoonnummers die worden gebruikt om contact met ons op te nemen.
• Cookies en identificatoren: We verzamelen identificatoren en informatie in cookies om de gebruikerservaring en servicekwaliteit te verbeteren. Meer informatie hierover vindt u in ons Cookiebeleid hieronder.

2.3 Informatie verstrekt via onze ondersteuningskanalen

De klantenondersteuning van Voicelabs is een integraal ondeel van onze Diensten. Als u problemen ondervindt, kunt u contact opnemen met ons ondersteuningsteam. Dit kan het verstrekken van uw contactgegevens, een beschrijving van het probleem en relevante ondersteunende materialen zoals documentatie of screenshots omvatten om ons te helpen uw probleem efficiënt op te lossen.

2.4 Informatie die we verkrijgen van derden

Voicelabs kan persoonlijke informatie over u verkrijgen van externe bronnen. We zorgen ervoor dat deze partijen uw toestemming hebben of wettelijk bevoegd zijn om uw informatie met ons te delen. Onze verzameling richt zich op gegevens die onze servicekwaliteit verbeteren, zoals algemene geolocatiegegevens om de staat en het land vast te stellen van waaruit u onze site bezoekt.

3. Gebruik van verzamelde informatie

3.1 Communicatie gerelateerd aan Diensten

We gebruiken uw contactgegevens om e-mails te versturen over onze Diensten. Dit omvat:

• Het plannen van afspraken
• Het beantwoorden van uw vragen en ondersteuningsverzoeken
• Het versturen van belangrijke updates, beveiligingswaarschuwingen en administratieve berichten

3.2 Onderzoek en Ontwikkeling

Ons doel is om onze Diensten continu te verbeteren. We analyseren gebruikspatronen, feedback en trends om onze Diensten efficiënter, veiliger en gebruiksvriendelijker te maken. Inzichten uit deze analyse kunnen worden toegepast op al onze Diensten om verbeteringen en nieuwe functie-ontwikkeling te stimuleren. We kunnen ook tests uitvoeren met geselecteerde gebruikers voordat we nieuwe functies breed implementeren.

3.3 Voicelabs' Communicatietools

Onze klanten kunnen het Voicelabs-platform gebruiken voor gesprekken met hun klanten, inclusief het versturen van SMS/WhatsApp-berichten. De frequentie van deze berichten varieert, en standaard bericht- en datatarieven kunnen van toepassing zijn. Gebruikers kunnen HELP sms'en voor assistentie of STOP antwoorden om zich af te melden. Houd er rekening mee dat leveringsvertragingen of -mislukkingen niet de verantwoordelijkheid zijn van de providers.

3.4 Juridische en Zakelijke Belangen

We kunnen uw informatie gebruiken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, onze juridische rechten te beschermen, en in situaties met audits, regelgevende functies en zakelijke transacties zoals fusies of overnames.

3.5 Veiligheid en Beveiliging

Uw informatie is essentieel voor ons om ons te beschermen tegen beveiligingsdreigingen en potentiële of daadwerkelijke illegale activiteiten, en om naleving van ons Dienstenbeleid te waarborgen.

4. Delen van informatie

4.1 Dienstverleners

We werken samen met externe dienstverleners die ons helpen bij het leveren en verbeteren van onze Diensten. Deze partners hebben alleen toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun specifieke taken uit te voeren. Ze zijn contractueel gebonden aan strikte vertrouwelijkheid en mogen de informatie niet voor andere doeleinden gebruiken.

4.2 Wettelijke Vereisten

We kunnen informatie delen als we redelijkerwijs geloven dat dit noodzakelijk is om:

• Te voldoen aan wettelijke verplichtingen, regelgeving, juridische processen of overheidsverzoeken
• Onze gebruiksvoorwaarden en andere overeenkomsten te handhaven
• De rechten, privacy, veiligheid of eigendom van Voicelabs, onze gebruikers of anderen te beschermen
• Fraude, beveiligingsproblemen of technische problemen te detecteren, voorkomen of anderszins aan te pakken

4.3 Zakelijke Transacties

Als Voicelabs betrokken raakt bij een fusie, overname, reorganisatie, verkoop van bedrijfsmiddelen of faillissement, kan uw informatie deel uitmaken van de overgedragen bedrijfsmiddelen. We zullen u op de hoogte stellen van dergelijke veranderingen in eigendom of controle over uw persoonlijke informatie.

4.4 Met uw toestemming

We kunnen uw informatie delen voor andere doeleinden die niet in dit beleid zijn beschreven, maar alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.

5. Beveiliging en Bewaring van Gegevens

5.1 Beveiligingsmaatregelen

We nemen uitgebreide technische en organisatorische maatregelen om uw informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Deze maatregelen omvatten:

• Versleuteling van gegevens tijdens transport en in rust
• Strikte toegangscontroles en authenticatieprocedures
• Regelmatige beveiligingsaudits en -evaluaties
• Continue monitoring van onze systemen op mogelijke kwetsbaarheden
• Training van medewerkers in beveiligingspraktijken

5.2 Bewaartermijnen

We bewaren uw persoonlijke informatie zolang als nodig is om:

• De Diensten aan u te leveren
• Te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen
• Geschillen op te lossen
• Onze overeenkomsten af te dwingen

Wanneer we uw persoonlijke informatie niet langer nodig hebben voor deze doeleinden, zullen we deze veilig verwijderen of anonimiseren.

5.3 Gegevenslekken

In het onwaarschijnlijke geval van een datalek dat uw persoonlijke informatie in gevaar brengt, zullen we u en de relevante toezichthoudende autoriteiten zo snel mogelijk op de hoogte stellen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

6. Wettelijke basis voor gegevensverwerking in de EER

Voor personen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) zorgt Voicelabs ervoor dat de verzameling en verwerking van uw informatie is gebaseerd op wettelijke grondslagen volgens EU-wetgeving. De aard van deze wettelijke grondslagen varieert afhankelijk van uw gebruik van onze Diensten:

• Noodzaak voor Dienstverlening: We verwerken uw gegevens om de Diensten te leveren waar u gebruik van maakt. Dit omvat operationele behoeften, klantenondersteuning, personalisatie van functies en het waarborgen van de veiligheid en beveiliging van de Diensten.
• Legitieme Belangen: We kunnen uw informatie gebruiken voor doeleinden die in lijn zijn met onze legitieme belangen, zoals onderzoek en ontwikkeling, marketing en het beschermen van onze juridische rechten. Deze belangen worden zorgvuldig afgewogen tegen uw gegevensbeschermingsrechten.
• Toestemming: Wanneer u expliciete toestemming geeft voor een specifiek gebruik van uw gegevens, verwerken we uw informatie voor dat doel.
• Wettelijke Naleving: We kunnen uw gegevens verwerken zoals vereist om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

U heeft het recht om toestemming op elk moment in te trekken, hoewel dit geen invloed heeft op de verwerking die al heeft plaatsgevonden. Bovendien heeft u, waar we uw gegevens gebruiken op basis van legitieme belangen, het recht om bezwaar te maken. Dit kan echter van invloed zijn op uw mogelijkheid om bepaalde Diensten te gebruiken.

7. Internationale gegevensoverdracht

Wereldwijde Verzameling en Verwerking: Voicelabs verzamelt informatie op wereldwijde schaal. We kunnen uw gegevens overdragen, verwerken en opslaan buiten uw land van verblijf naar locaties waar wij of onze externe dienstverleners actief zijn, met als doel u onze Diensten te leveren. Dit is onderworpen aan specifieke overeenkomsten met klanten die gegevenssouvereiniteitsvereisten hebben. We nemen robuuste maatregelen om de bescherming van uw gegevens tijdens deze overdrachten te waarborgen.

Overdrachten Binnen Voicelabs Entiteiten: Om onze internationale activiteiten te ondersteunen, kunnen we gegevens wereldwijd overdragen en toegang krijgen tot gegevens, inclusief in landen waar onze Voicelabs-partners actief zijn. Dit is in lijn met de doeleinden die in dit privacybeleid zijn beschreven, behalve waar specifieke overeenkomsten bestaan met betrekking tot gegevenssouvereiniteit met klanten. De betrokken landen hebben mogelijk geen privacy- en gegevensbeschermingswetten die vergelijkbaar zijn met die in uw land. Bij het overdragen van gegevens binnen Voicelabs' bedrijfspartners gebruiken we standaardcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie om gegevensbescherming te waarborgen.

Overdrachten aan Derden: Sommige derden waarmee we samenwerken, zoals beschreven in ons privacybeleid, bevinden zich in landen met andere privacy- en gegevensbeschermingswetten dan die van u. Voor betrokkenen in de Europese Economische Ruimte beveiligen we deze overdrachten met mechanismen zoals standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie, bindende bedrijfsvoorschriften voor gegevensverwerkers, of andere passende juridische kaders.

8. Uw rechten en keuzes

8.1 Toegang en Controle

U heeft het recht om:

• Toegang te krijgen tot uw persoonlijke informatie
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren
• Uw gegevens te laten verwijderen ('recht om vergeten te worden')
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van uw gegevens
• Uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen
• De verwerking van uw gegevens te beperken

8.2 Uitoefenen van uw rechten

Om uw rechten uit te oefenen of vragen te stellen over ons privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen via:

8.2.1 E-mail: privacy@voicelabs.nl


We streven ernaar om binnen 30 dagen op uw verzoek te reageren. In sommige gevallen kunnen we deze periode verlengen als dat nodig is, waarbij we u op de hoogte zullen stellen van een dergelijke verlenging.

8.3 Klachten

Als u niet tevreden bent met hoe we met uw persoonlijke informatie omgaan, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8.4 Updates van dit Privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om veranderingen in onze praktijken of om andere operationele, juridische of regelgevende redenen weer te geven. We zullen u op de hoogte stellen van eventuele materiële wijzigingen via een kennisgeving op onze website of per e-mail.

9. Contact Voicelabs

Als u vragen of zorgen heeft over het gebruik van uw persoonlijke informatie, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via de volgende contactgegevens:

Voicelabs
Den Haag, Nederland

E-mail: contact@voicelabs.nl

Laatste update: 12 Mei 2025