Fraai Tandartsen in Rotterdam automatiseerde de volledige telefonie met Robin. Elke oproep wordt beantwoord, afspraken komen direct in de agenda en het team houdt de handen vrij voor de patiënten in de praktijk.
aan baliewerk uit handen, van telefoon tot agenda
consistente bezettingsgraad, vrijgevallen plekken worden automatisch opnieuw gevuld
afspraken automatisch ingepland, met bevestiging en herinnering
Zoals veel praktijken kampte Fraai Tandartsen met een structureel personeelstekort aan de balie. De telefoon stond roodgloeiend tijdens piekuren, terugbelverzoeken stapelden zich op en het vullen van de agenda kostte het team uren per dag. Elke gemiste oproep betekende een lege stoel of een patiënt die ergens anders belde.
Robin neemt de telefonie volledig over, gekoppeld aan de agenda van de praktijk. Patiënten worden in hetzelfde gesprek geholpen en het team komt er alleen aan te pas als het echt nodig is.
Het verschil zit in het afmaken. Een antwoordservice neemt op en schrijft een terugbelverzoek, en daarmee is het werk niet gedaan, alleen verplaatst. Robin is gekoppeld aan de agenda van de praktijk en rondt het gesprek af terwijl de patiënt nog aan de lijn is: plek gevonden, afspraak bevestigd, herinnering onderweg. Zegt iemand af, dan wordt de vrijgevallen plek automatisch weer gevuld met een wachtende patiënt. Zo blijft de agenda op 98 procent bezetting draaien, ook op dagen waarop de balie er zelf niet aan toe zou komen.
De aanpak van Fraai Tandartsen haalde het NOS Journaal. In het item is te zien hoe de assistent zich aan het begin van elk gesprek als AI voorstelt, oproepen aanneemt en de agenda vult: een voorbeeld van hoe AI aan de balie transparant en goed geregeld kan werken. Lees ook het artikel op NOS.nl.
“Patiëntvragen gaan van telefoontje naar agenda zonder dat mijn team elke stap hoeft na te jagen. Mijn balie-assistentes hebben elke dag uren terug en het rooster herstelt al voordat we openen als iemand zich ziek meldt.”
Stefan Peulen, tandarts-implantoloog en eigenaar, Fraai Tandartsen
